Digitale Öffnungsregeln

Öffnungsregeln definieren, wie eingehende Post anhand festgelegter Kriterien verarbeitet wird. Sie legen fest, ob eine Sendung geöffnet und gescannt, ungeöffnet weitergeleitet oder einer bestimmten Person oder Abteilung zugewiesen wird.

Wenn…, dann…

Typischerweise funktionieren sie nach dem Prinzip „Wenn … dann …“:

• Wenn die Sendung als vertraulich oder persönlich gekennzeichnet ist → ungeöffnet an den Empfänger weiterleiten.
• Wenn Empfänger = Vorstand / Geschäftsleitung oder Betriebsarzt → ungeöffnet an Empfänger weiterleiten.
• Wenn die Sendung mit c/o gekennzeichnet ist → ungeöffnet an den Empfänger weiterleiten.
• Wenn Empfängername in der Anschrift über dem Firmenname steht → ungeöffnet an den Empfänger weiterleiten.
• Wenn der Empfänger abwesend ist → automatisch an die hinterlegte Stellvertretung weiterleiten.
• Wenn der Absender eine Behörde ist → öffnen und digitalisieren.
• Wenn eine Rechnung eingeht → direkt an die Finanzabteilung übergeben.
• Wenn Irrläufer → ungeöffnet an die Post retournieren

Dies sind nur einige typische Beispiele von Öffnungsregeln. Meist sind diese Öffnungsregeln für verschiedene Empfänger oder Abteilungen unterschiedlich. Jeder Empfänger und jede Abteilung möchte ihre eigenen Öffnungsregeln definieren und diese sollen umgehend greifen.

Manuelle Bearbeitung praktisch unmöglich

In vielen Unternehmen werden diese Regeln heute noch in Excel-Listen oder Dokumenten verwaltet.

Das bringt Herausforderungen mit sich:

• Änderungen müssen manuell gepflegt werden.
• Stellvertretungen werden häufig vergessen oder kommen zu spät.
• Hunderte von Regeln werden schnell unübersichtlich.
• Bis neue Regeln wirksam sind, vergeht oft viel Zeit.
• Viel Wissen bei den Mitarbeitern. Probleme bei Abwesenheiten oder Ausscheiden von Mitarbeitern.

In einer digitalen Poststelle werden Öffnungsregeln zentral oder direkt vom Empfänger verwaltet und automatisch angewendet. Die Software prüft beim Posteingang die definierten Kriterien und führt die passende Aktion sofort aus.

Dadurch werden Prozesse standardisiert, Compliance- und Datenschutzvorgaben eingehalten und der administrative Aufwand deutlich reduziert.

Kundenorientierung

Selbstverständlich hat die Poststelle die Möglichkeit, nicht die Wünsche der Empfänger und Abteilungen einzugehen und rein nach juristischen Kriterien zu entscheiden. Dabei werden nur generelle Öffnungsregeln (vertraulich / persönlich, c/o und Irrläufer) angewendet.

In einer kundenorientierten (= empfängerorientierten) und agilen Organisation kann dies jedoch nicht angewendet werden. Die Empfänger erachten diese Dienstleistung als selbstverständlich.

Denn die Umsetzung von automatisierten und flexiblen Öffnungsregeln hilft dem Unternehmen:

• die Prozesse zu vereinheitlichen und trotzdem flexibel zu halten.
• den Datenschutz und Compliance einzuhalten.
• Rückfragen und Fehler zu reduzieren.
• Verteilung der Eingangspost zu beschleunigen.

Umsetzung mit CodX PostOffice

CodX PostOffice setzt Öffnungsregeln direkt in den Prozess der Sendungserfassung und Digitalisierung ein. Beim Erfassen einer eingehenden Sendung wird anhand der hinterlegten Öffnungsregeln entschieden, ob die Sendung gescannt oder nicht gescannt werden darf. Sendungen, die digitalisiert werden dürfen, können automatisch dem Scan-Prozess zugeführt werden; andere Sendungen gehen in die physische Zustellung.

Die Öffnungsregeln können dabei unterschiedliche Informationen berücksichtigen, etwa den Empfänger, individuelle Vorgaben oder Merkmale der Sendung wie «persönlich» oder «vertraulich». Die Empfänger können eigene Öffnungsregeln vorgeben – auch solche, die auf dem Brief selbst nicht sichtbar sind. Damit wird die Entscheidung «Scan / No-Scan» nicht allein dem Mitarbeitenden in der Poststelle überlassen, sondern systematisch unterstützt.

Ein typischer Ablauf sieht vereinfacht so aus:

• Sendung erfassen: Empfänger und weitere Sendungsinformationen werden in CodX PostOffice erfasst.
• Öffnungsregel prüfen: Das System bestimmt anhand der hinterlegten Öffnungsregeln, ob die Sendung geöffnet und digitalisiert werden darf.
• Scan / No-Scan bestimmen: Zulässige Sendungen werden zum Scannen ausgeschleust; nicht zulässige Sendungen bleiben geschlossen und werden physisch weitergeleitet.
• Digital zustellen: Gescannte Sendungen können per E-Mail, über die Intranet WebApp oder an ein externes DMS übergeben werden.
• Physische Sendung weiterverarbeiten: Nach dem Scannen kann der Originalbrief beispielsweise zugestellt, archiviert oder vernichtet werden.

Gerade bei grösseren Sendungsmengen ist wichtig, dass diese Entscheidung bereits früh im Prozess erfolgt.

Der wesentliche Unterschied zu einer klassischen Excel-Liste ist damit: Die Öffnungsregel ist nicht nur dokumentiert, sondern Bestandteil des operativen Workflows. CodX PostOffice nutzt die hinterlegten Informationen, um beim Eingang einer Sendung unmittelbar die richtige Verarbeitung anzustossen – und verbindet Öffnungsentscheidung, Digitalisierung, elektronische Zustellung und den Folgeprozess der physischen Sendung in einem System.